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Mehr Fokus und Klarheit – mit diesen drei Fragen sortierst Du Deine Gedanken im Nu

Tipps für Zeitmanagement, mehr Fokus und Klarheit: Ein Skelett in nachdenklicher Pose

Manchmal wünsche ich mir, ich wäre Jack Skellington – dann könnte ich meinen Kopf einfach vom Körper trennen, wie eine Trophäe ins Regal stellen, und der unaufhörliche Gedankenstrom würde endlich abreißen. Cut, over and out.

Leider führt dieses Wunschdenken meist nur dazu, dass ich mir verzweifelt die Hände über dem Kopf zusammenschlage und mich noch hilfloser fühle. Je mehr ich versuche die Gedanken zu verdrängen, umso schneller und dreister drängen sie in meinen knarzenden Schädel.

 

Hilfe, ich sehe den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr

Also gebe ich nach und probiere sie zu sortieren, ordentlich mit Labels zu versehen und in den imaginären Schubladen meines Gehirns zu verstauen. Aber auch das funktioniert nur bedingt. Ich gebe mir Mühe, einzelne Gedanken einzufangen und festzuhalten – wie einen zarten Schmetterling –, doch sie wehren sich gegen die Gefangenschaft, schlagen kräftiger mit ihren Flügeln bis sie schließlich zu Staub zerfallen, noch bevor ich sie studieren und mir ihres Potenzials bewusst werden konnte.

 

Mehr Distanz für besseren Durchblick

Wie schaffe ich es nur, meinen Gedankenstrom anzuhalten, den Informationsmüll herauszufiltern und mich auf das Wesentliche zu konzentrieren?

Der erste Schritt zu mehr Fokus und Klarheit besteht darin, einen Gang herunterzuschalten und sich davon zu distanzieren, womit auch immer man gerade beschäftigt ist, um sich dann langsam und behutsam den Gedanken wieder zu nähern. Ja, die Betonung liegt hier auf ‘langsam’, weil zu viel Nähe jeder Beziehung schaden kann – auch der mit dem eigenen Kopf.

Wer die nötige Distanz nicht einhält, vernebelt sich selbst den Blick für das große Ganze, verstrickt sich in unnützen Details und verliert schließlich den Boden unter den Füßen. Deshalb darf man nicht vergessen, jedes Mal, wenn der Boden sich plötzlich wackelig anfühlt, das Mikroskop wegzulegen und stattdessen zum Fernrohr zu greifen:

Wenn wir uns Dinge immer nur aus der Nähe anschauen, können wir uns auf maximal ein bis zwei Aspekte fokussieren, weil der Rest sich außerhalb unseres Blickfeldes befindet. Begeben wir uns hingegen auf Abstand, so erweitert sich auch der sichtbare Bereich – wir nehmen weitere Faktoren besser wahr und erkennen Zusammenhänge, die uns andernfalls verborgen bleiben.

 

Mit gezielten Fragen zu mehr Ordnung im Kopf

Sobald wir uns erfolgreich von der Last der eigenen Gedankenlawine befreit haben, können wir unseren Fokus für die wirklich relevanten Dinge schärfen. Für mich funktioniert das am besten, wenn ich mir drei einfache Fragen stelle und diese so präzise wie möglich zu beantworten versuche, ohne mich gleich wieder in Einzelheiten zu verlieren.

Frage 1: Was will ich erreichen?

So allgemeint diese Frage auf den ersten Blick erscheint, so exakt lässt sie sich an Deine einzelnen Ziele anpassen – experimentiere damit herum, wende unterschiedliche zeitliche Formate an.

 

Konkretes Ziel und zeitliche Grenzen

So könnte Deine Frage beispielsweise lauten: Was will ich am Ende des heutigen Tages erreichen? Oder: Was ist mein erklärtes Ziel für die kommende Woche, den nächsten Monat, das laufende Jahr?

Je nachdem, wie weit Du Deine Ziele in die Zukunft projizierst, wirst Du Deine Antworten mal genauer, mal abstrakter formulieren können. Doch Vorsicht – hier geht es nicht darum, Deine unendliche To-Do-Liste abzuarbeiten, sondern das übergeordnete Vorhaben zu bestimmen. Wähle ein einziges, konkretes (!) Ziel und richte Dein Fernrohr darauf. Was siehst Du?

Für jemanden, der vor kurzem ein eigenes Business gegründet hat, könnte die Antwort folgendermaßen lauten: Ich will bis Ende dieses Jahres ein profitables Business aufbauen.

Wenn Du Dich an ein neues, größeres Projekt wagst, wird Deine Antwort vermutlich so ausfallen: Ich will in sechs Monaten das Marketing-Projekt abgeschlossen und alle Erwartungen erfüllt haben.

Unabhängig davon, was Du Dir vornimmst und innerhalb welcher Deadlines Du Dich bewegst, musst Du zunächst klar und eindeutig das Ziel formulieren, sonst läufst Du Gefahr, Dich zu verzetteln. Steht das Ziel einmal fest, kannst Du alle weiteren erforderlichen Schritte und Maßnahmen definieren.

Um im Laufe der Zeit den Blick für das Wesentliche nicht zu verlieren, gehe immer wieder auf Abstand und betrachte das Gesamtbild. Arbeitest Du immer noch konsequent auf Dein oberstes Ziel hin, oder bist Du unmerklich von dem anvisierten Kurs abgekommen?

Frage 2 : Warum will ich das erreichen?

Nur weil wir uns in den Kopf gesetzt haben, etwas erreichen zu wollen, heißt es noch lange nicht, dass es für uns den größtmöglichen Zugewinn bedeutet. Sich hohe Ziele zu stecken, ohne zu verstehen, wie genau wir am Ende von den Ergebnissen unserer harten Arbeit profitieren werden, ist weder klug noch ambitioniert – das ist sinnfreie Selbstbeschäftigungstherapie.

 

Motivation und Nutzen

An dieser Stelle kommt es also darauf an, Dein übergeordnetes Ziel zu hinterfragen und es auf seinen wirklichen Nutzen zu prüfen. Das gelingt am einfachsten, indem Du: 1. Deine wahre Motivation identifizierst und 2. die einzelnen Benefits Deiner Bemühungen bestimmst.

Eine frischgebackene Entrepreneurin kann zum Beispiel folgende Antworten auf das ‘Warum’ geben:

Motivation: Ich will das Business aufbauen, weil ich mit meinem Fachwissen und meiner Erfahrung anderen Menschen helfen und mir selbst ein Leben frei von finanziellen Sorgen ermöglichen will.

Benefits:

– finanzielle Unabhängigkeit

– Entscheidungsfreiheit

– Entwicklungsfreiheit

– Ausschöpfung des eigenen Potenzials

– Erweiterung des eigenen Horizonts

Die Marketing Managerin eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens schöpft ihre Motivation wiederum aus einer anderen Quelle und verspricht sich auch andere Vorteile:

Motivation: Ich will das Projekt erfolgreich abschließen, weil ich auf diesem Weg meiner Chefin und meinen Kolleginnen beweisen kann, wie viel Mehrwert ich für das Unternehmen generieren kann.

Benefits:

– berufliche Profilierung

– Stärkung der eigenen Position im Unternehmen

– bessere Ausgangslage für künftige Gehaltsverhandlungen

– Übernahme von mehr Verantwortung

– höhere Chancen auf eine Beförderung

 

Reflexion der Endergebnisse

Dein intrinsischer Antrieb und der Fortschritt, den Du Dir davon versprichst, müssen auf das übergeordnete Ziel einzahlen, das Du ins Visier gefasst hast. Umgekehrt darf auch das Ziel nicht im Gegensatz zu Deiner eigentlichen Motivation und den Ergebnissen stehen, die Du am Ende erreichen möchtest.

Wenn Du Dir zum Beispiel vornimmst, innerhalb eines Monats zehn Blogartikel zum Thema ‘Digitalisierung in deutschen KMU’ zu veröffentlichen (Ziel), weil Du damit Deine größten Konkurrentinnen quantitativ ausstechen möchtest (Motivation), musst Du sowohl die Ergebnisse als auch das Vorhaben kritisch reflektieren:

Was willst Du eigentlich erreichen? Bloß eine höhere Anzahl an Publikationen? Oder geht es Dir eher darum, Dich als Expertin mit breiterem Fachwissen zu positionieren? Dann wäre es wohl ratsamer, sich über einen längeren Zeitraum unterschiedlichen Themen zu widmen und diese detailliert zu behandeln.

Warum willst Du gleich zehn Artikel – und nicht zwei oder drei – innerhalb so kurzer Zeit produzieren? Um mehr Publikationen vorweisen zu können als andere Expertinnen? Oder möchtest Du die Zahl deiner Leserinnen und deren Treue durch hochqualitative Inhalte steigern? In diesem Fall solltest Du Dich verstärkt auf Qualität statt Quantität fokussieren.

Frage 3: Wie kann ich das erreichen?

Nachdem Du das ‘Was’ und das ‘Warum’ präzise definiert und in Einklang mit Deinen Wunschergebnissen gebracht hast, geht es an die eigentliche Umsetzung Deines Vorhabens. Es handelt sich darum, einzelne Schritte und erforderliche Ressourcen zu bestimmen, die Dich Deinem Ziel näher bringen.

 

Möglichkeiten und Ressourcen

Bei dieser Frage liegt die Betonung nicht nur auf dem ‘Wie’, sondern vor allem auf ‘kann’ – denke pragmatisch und realistisch, weil Du sonst Gefahr läufst, an Deiner Selbstüberschätzung zu scheitern.

Du musst Dir also genau überlegen 1. welche Möglichkeiten Du zur Auswahl hast und 2. welche zeitlichen, finanziellen und personellen Investitionen erforderlich sind, um diese Möglichkeiten so gut es geht auszuschöpfen.

Die Überlegungen der Entrepreneurin könnten zum Beispiel so aussehen:

Möglichkeiten: Der Erfolg meines Unternehmens hängt zu 100 Prozent davon ab, ob meine potenziellen Kunden meine Angebote in Anspruch nehmen. Meine Leistungen sind nur dann interessant, wenn sie konkrete Probleme meiner Zielgruppen lösen.

Also muss ich für jede Zielgruppe mindestens ein Produkt entwickeln, das ihre Bedürfnisse befriedigt und folgende Kriterien erfüllt:

– schnelle und einfache Lösung

– auch mit knappen Ressourcen umsetzbar

– bezahlbar

– nachhaltig wirkungsvoll

Ressourcen:

Zeit – Die Entwicklung eines Produkts darf die Zeitspanne von zwei Monaten nicht übersteigen, weil ich sonst in zeitliche Schwierigkeiten gerate.

Kosten – Die Entwicklungskosten können maximal XY Euro betragen, um meine finanzielle Sicherheit nicht zu gefährden.

Personal/ Fachwissen – Im Laufe des Entwicklungsprozesses werde ich auf besondere Expertise von Software-Developern zurückgreifen müssen.

Die Marketing Managerin wird sich über die Implementierung ihres Projekts folgende Gedanken machen:

Möglichkeiten: Um das Projekt erfolgreich umsetzen und die strikten Deadlines einhalten zu können, brauche ich ein starkes, umfassendes Konzept. Dieses muss allen Projektbeteiligten als detaillierter Plan dienen, sich an die Budgetvorgaben halten, verständlich und benutzerfreundlich gestaltet sein.

Außerdem werde ich aussagekräftige Reportings erstellen, die sowohl meinen Projektpartnerinnen als auch meiner Chefin helfen, den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten.

Ressourcen:

Zeit – Das Projekt muss in sechs Monaten abgeschlossen sein, also darf ich nicht mehr als zwei Wochen für die Konzeption aufwenden. Alle an dem Projekt beteiligten Kolleginnen sind in der Umsetzungsphase zwar vor Ort, aber ich muss auch zeitliche Puffer für Krankheitsfälle und andere Eventualitäten einbauen.

Kosten – Einige Projektposten weisen Einsparpotenziale auf; wenn ich hier weniger ausgebe, habe ich später mehr Geld für andere Maßnahmen.

Personal/ Fachwissen – Für die Planung der PR Maßnahmen brauche ich eine externe Expertin.

 

Kernidee und Konzentration

Die Frage nach dem ‘Wie’ ist meist die schwierigste von allen drei. Aber nicht, weil es uns an Ideen mangelt, sondern gerade darum, weil wir in der Regel so viele davon haben, uns so leicht von dem Gedankenstrom mitreißen lassen und schlussendlich den Überblick verlieren.

Mein Rat: Fokussiere Dich auf eine einzelne (!) Idee und spinne sie fort, bis Dir nichts mehr dazu einfällt und Du alle wichtigen Aspekte abgedeckt hast. Auch wenn es so schwer fällt – springe nicht von einem Punkt zum anderen, sondern halte an dem initialen Gedanken fest und arbeite ihn gründlich aus, bevor Du dich weiteren Ideen widmest.

Extra Tipp

Die Triade aus den W-Fragen eignet sich nicht nur besonders gut zur Planung von langfristigen Vorhaben, sondern auch als Starthilfe in den Tag oder als Grundlage, um den vergangenen Tag Revue passieren zu lassen. Ich persönlich benutze diese Strategie jeden Tag am frühen Morgen, noch bevor ich mich an die eigentliche Arbeit mache:

Was will ich heute erreichen – welches übergeordnete Ziel steckt dahinter? Warum will ich das am Ende des Tages erreichen – was motiviert mich und welchen Mehrwert verspreche ich mir davon? Wie kann ich das heute erreichen – spiegelt meine zeitliche, finanzielle und personelle Planung meine realen Möglichkeiten wider?

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